Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας φέρνει νέες δυνατότητες οργάνωσης και διαφάνειας, αλλά και περισσότερες υποχρεώσεις για τις επιχειρήσεις.
Τι Είναι Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας είναι ένας μηχανισμός που καταγράφει σε πραγματικό χρόνο τις ώρες εργασίας των μισθωτών, κοινοποιώντας τις ταυτόχρονα στο Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) ΕΡΓΑΝΗ του Υπουργείου Εργασίας.
Η κάθε ώρα χαρακτηρίζεται αυτόματα ως κανονικό ωράριο, υπερωρία, διάλειμμα, ρεπό, κλπ. Στόχος είναι η καταπολέμηση της αδήλωτης και υποδηλωμένης εργασίας και η διασφάλιση των δικαιωμάτων των εργαζομένων.
Παράλληλα, αποσκοπεί σε μεγαλύτερη διαφάνεια στους ελέγχους της Επιθεώρηση Εργασίας, αντιμετωπίζοντας, μεταξύ άλλων και την εισφοροδιαφυγή.
Η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας ξεκίνησε σταδιακά το καλοκαίρι του 2022 βάσει του ν. 4808/2021.
Ποιους Αφορά Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Η ψηφιακή κάρτα εργασίας στον ιδιωτικό τομέα γίνεται υποχρεωτική σε όλο και περισσότερους κλάδους, όπως: Τράπεζες, σούπερ μάρκετ, εταιρείες φύλαξης, βιομηχανία, λιανεμπόριο, τουρισμός – διαμονή, εστίαση, χονδρικό εμπόριο, ενέργεια, χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, κ.α.
Η υποχρέωση για κάρτες εργασίας εξαρτάται από τους κύριους ΚΑΔ κάθε επιχείρησης.
Διάφοροι δημόσιοι φορείς και ΔΕΚΟ, όπως ΟΣΕ, ΟΑΣΑ, ΟΣΥ, ΕΛΤΑ κ.ά., υπόκεινται επίσης στο καθεστώς της κάρτας εργασίας.
Πώς Λειτουργεί Η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας;
Η ομαλή λειτουργία της κάρτας εργασίας βασίζεται στην αυτοματοποίηση των διαδικασιών με μεταφορά δεδομένων ανάμεσα στα διάφορα συστήματα σε πραγματικό χρόνο.
Για να εξασφαλίσουν σωστή διασύνδεση σύμφωνα με τη νομοθεσία, οι επιχειρήσεις συνεργάζονται με ειδικούς ψηφιακής τεχνολογίας και πληροφορικής για την ομαλή εγκατάσταση και λειτουργία εξοπλισμού (hardware) και λογισμικού.
Παράλληλα πρέπει να βεβαιωθούν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις σωστές διαδικασίες.
Υποχρεώσεις Εργαζόμενων
Συνοπτικά, οι εργαζόμενοι κατεβάζουν την εφαρμογή κάρτας εργασίας myErgani στο κινητό τους, μέσω της οποίας αποκτούν έναν μοναδικό QR κωδικό που αντιστοιχεί στην προσωπική τους ψηφιακή κάρτα.
Κατά την είσοδο και έξοδο από τον χώρο εργασίας, ο κάθε εργαζόμενος είναι υποχρεωμένος να σκανάρει τον κωδικό του μέσω της εφαρμογής Ergani CardScanner που διαθέτει ο εργοδότης ή μέσω άλλου συστήματος ωρομέτρησης που χρησιμοποιεί η επιχείρηση και που επικοινωνεί με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Υπολογισμός Χρόνου Εργασίας & Μισθοδοσίας
Καταγράφοντας λοιπόν την ώρα προσέλευσης και την ώρα αποχώρησης του εργαζομένου σε πραγματικό χρόνο, αποτυπώνεται ο συνολικός χρόνος φυσικής παρουσίας του στις εγκαταστάσεις της εταιρείας, που συνδυάζεται με το δηλωμένο ωράριο στο ΕΡΓΑΝΗ αλλά και τη μισθοδοσία.
Πράγματι, οι κάρτες εργασίας, δεν αποτελούν τη μοναδική μέτρηση του συνολικού ημερήσιου χρόνου απασχόλησης.
Για παράδειγμα, όπως αναφέρεται στον επίσημο οδηγό ψηφιακής κάρτας εργασίας, σε περιπτώσεις εργαζομένων που δεν ξεκινούν ή δεν ολοκληρώνουν την εργασία τους, συνυπολογίζεται το προδηλωθέν ωράριο στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ, το προγραμματισμένο ωράριο και η σήμανση της κάρτας.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να δουν το ωράριό τους και τις ώρες εργασίας που πραγματοποίησαν μέσω της εφαρμογής myErgani, σε μορφή ημερολογίου. Έτσι έχουν καθαρή εικόνα για υπερωρίες, τα ρεπό και τις άδειες.
Σύνδεση Μισθοδοσίας Με Κάρτα Εργασίας & ΕΡΓΑΝΗ
Συγχρόνως οι εργοδότες οφείλουν να παρέχουν τα κατάλληλα συστήματα που επικοινωνούν ορθά μεταξύ τους σε πραγματικό χρόνο.
Για παράδειγμα, το πρόγραμμα καταγραφής χρόνου πρέπει να συνδέεται με το ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ και αντίστοιχα η εφαρμογή μισθοδοσίας πρέπει να επικοινωνεί online με το πρόγραμμα καταγραφής χρόνου για αντιστοίχιση των στοιχείων με τα δηλωμένα ωράρια και τον υπολογισμό της μισθοδοσίας.
Τέλος, οι επιχειρήσεις πρέπει να υποστηρίζουν αλλά και να εκπαιδεύουν το προσωπικό τους για τη χρήση της κάρτας.
Υποχρεώσεις & Διαδικασίες Κάρτας Εργασίας Για Τις Επιχειρήσεις
Η υιοθέτηση της ψηφιακής κάρτας εργασίας φέρνει σημαντικές αλλαγές στις υποχρεώσεις και τις καθημερινές πρακτικές της επιχείρησης.
Τα πιο βασικά σημεία που πρέπει να προσέξουν οι εργοδότες για σωστή εφαρμογή της κάρτας εργασίας στον ιδιωτικό τομέα, περιλαμβάνουν:
Χρόνος Εφαρμογής
Από τη στιγμή που μια επιχείρηση εντάσσεται στο σύστημα, οφείλει να ενεργοποιήσει άμεσα τον μηχανισμό της κάρτας μέσω του gov.gr και των σχετικών εφαρμογών.
Καταχώριση & Ώρες Εργασίας
Απαραίτητα στοιχεία που οφείλουν να καταχωρήσουν οι εργοδότες περιλαμβάνουν:
- Βασικά στοιχεία του εργαζομένου: ΑΦΜ, επώνυμο, όνομα
- Τις συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες απασχόλησης, π.χ., 40 ώρες ή λιγότερες βάσει Συλλογικής Σύμβασης (ΣΣΕ) ή Διαιτητικής Απόφασης (Δ.Α.)
- Αν η εργασία είναι 5ήμερη ή 6ήμερη
- Αν παρέχεται υπερεργασία
- Το διάλειμμα και αν είναι εντός ή εκτός ωραρίου
- Αν το ωράριο είναι σταθερό ή μεταβαλλόμενο.
Πραγματικός Χρόνος & “Χτυπήματα” Κάρτας
Ο αριθμός χτυπημάτων της ψηφιακής κάρτας κάθε μέρα πρέπει να είναι ζυγός:
- 0 χτυπήματα: Αν ο εργαζόμενος δουλεύει εξ αποστάσεως ή δεν πάει καθόλου στο γραφείο.
- 2 χτυπήματα: Για συνεχόμενο ωράριο – είσοδος και έξοδος. Τα ενδιάμεσα αγνοούνται.
- 4 χτυπήματα: Για σπαστό ωράριο – είσοδος και έξοδος για κάθε τμήμα.
- Αν η εργασία ξεκινά σε ένα υποκατάστημα και τελειώνει σε άλλο, χρειάζονται 2 χτυπήματα: Είσοδος στο πρώτο και έξοδος στο δεύτερο.
Ευέλικτη Προσέλευση
Εφόσον υπάρχει ρητή συμφωνία εργοδότη-εργαζομένου (η οποία συμφωνία μπορεί να αποδεικνύεται με κάθε πρόσφορο μέσο), επιτρέπεται ευέλικτη προσέλευση έως 120 λεπτά.
Αυτό μειώνει το διοικητικό βάρος, καθώς δεν απαιτείται τροποποίηση του ωραρίου αν η άφιξη γίνει εντός του συμφωνημένου διαστήματος. Δεν επιτρέπεται όμως “χτύπημα” πριν από τη δηλωθείσα ώρα έναρξης.
Απολογιστικό Σύστημα
Αντί για το πιο συνηθισμένο προαναγγελτικό σύστημα, όπου οι αλλαγές στο ωράριο δηλώνονται πριν την εφαρμογή τους, οι επιχειρήσεις έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν το απολογιστικό σύστημα όπου μπορούν να καταχωρούν αλλαγές ωράριο και τις υπερωρίες μετά την εφαρμογή τους – έως το τέλος του επόμενου μήνα.
Για να το κάνουν:
- Πρέπει να δηλώσουν εγκαίρως (μέχρι το τέλος του μήνα) ότι θα χρησιμοποιήσουν το απολογιστικό σύστημα για τον επόμενο μήνα ή και για μεγαλύτερο διάστημα.
- Οι αλλαγές πρέπει να καταχωρούνται μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα από τότε που έγιναν.
- Θα πρέπει να έχει καταχωρηθεί ο αρχικός προγραμματισμός ωραρίου.
- Δεν επιτρέπεται να αλλάζουν σύστημα μέσα στον ίδιο μήνα.
- Αν θέλουν να επιστρέψουν στο προαναγγελτικό σύστημα, πρέπει να το δηλώσουν πριν ξεκινήσει ο μήνας.
Εξαιρέσεις & Ειδικές Περιπτώσεις
- Αλλαγή ΚΑΔ: Αν αλλάχτηκε ο κύριος ΚΑΔ μετά την υπουργική απόφαση, η υποχρέωση για την κάρτα παραμένει.
- Πολλαπλές Δραστηριότητες: Αν στον ίδιο χώρο υπάρχουν και μη ενταγμένες δραστηριότητες, η κάρτα δεν είναι υποχρεωτική για όλους τους εργαζόμενους.
- Μονά Χτυπήματα: Αν κάποιος ‘ξεχαστεί’, επιτρέπονται έως 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο (μόνο είσοδος ή μόνο έξοδος), χωρίς πρόστιμο.
- Εξαίρεση ΚΑΔ: Αν ο κύριος ΚΑΔ της επιχείρησης δεν έχει ενταχθεί, εξαιρείται ολόκληρη η επιχείρηση, ακόμα και αν κάποιο υποκατάστημα έχει ενταγμένο ΚΑΔ.
- Μηδενική Δραστηριότητα: Αν ο κύριος ΚΑΔ δεν έχει εισόδημα (σύμφωνα με το Ε3) και ο δευτερεύων δεν είναι ενταγμένος, η επιχείρηση εξαιρείται.
- Χρόνος Προετοιμασίας: Δεν θεωρείται εργασία και δεν μετράει. Ο εργαζόμενος μπορεί να προετοιμάζεται 30′ πριν/μετά το επίσημο ωράριό του για κλάδους όπως η βιομηχανία και 10′ για τουρισμό-εστίαση. Η κάρτα πρέπει να χτυπιέται μετά την προετοιμασία (άφιξη) ή πριν (αναχώρηση).
- Δανειζόμενο Προσωπικό: Εάν ο έμμεσος εργοδότης έχει ενταγμένο ΚΑΔ, εφαρμόζει την κάρτα. Αν όχι, οι εργαζόμενοι εξαιρούνται, ακόμα κι αν έχει ενταχθεί η εταιρεία από την οποία προέρχονται.
Εγκατάσταση Λογισμικού Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας
Για να λειτουργήσει σωστά η Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας, κάθε επιχείρηση χρειάζεται ένα σύγχρονο λογισμικό μισθοδοσίας που να συνδέεται με συμβατό σύστημα ωρομέτρησης σε πραγματικό χρόνο, το οποίο με τη σειρά του θα είναι διασυνδεδεμένο με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ.
Οι IT consultants της Arebas, με εμπειρία στην ανάπτυξη και διασύνδεση ψηφιακών συστημάτων, προσφέρουν ολοκληρωμένες λύσεις και τεχνική υποστήριξη, βοηθώντας τις επιχειρήσεις να υλοποιήσουν και να διαχειριστούν απρόσκοπτα τις υποχρεώσεις τους.
Οι έμπειροι ειδικοί μας αυτοματοποιημένων συστημάτων και συστημάτων ασφάλειας, παρέχουν στην επιχείρησή σας αξιόπιστη εγκατάσταση, παραμετροποίηση και συνεχή υποστήριξη για πλήρη συμμόρφωση και λειτουργικότητα της ψηφιακής κάρτας εργασίας. Επικοινώνησε σήμερα!